Cuando planteamos un sistema de gestión, es decir, una forma de hacer las cosas en la empresa, surgen muchas preguntas sobre los temas documentales. Y ni hablar si pensamos en certificar o simplemente implementarlo porque el cliente o alguna otra parte interesada lo pide.
Preguntas del tipo: ¿Qué documentos sí o sí tengo que tener? ¿Qué grado de amplitud tiene que haber? ¿Hago lo que escribo? ¿Tengo que escribir todo lo que hago? ¿Cuántos registros tengo que completar?
Mi primera sugerencia es siempre preguntarse el “para qué”, es decir la finalidad de escribir o tener tal o cual documento. ¿De qué me sirve sumar ese procedimiento, ese registro? La respuesta va a definir si es necesario contar con ese documento. ¿Está asociado a alguna actividad de la organización? ¿Me sirve como evidencia de algún proceso? Otra respuesta válida (¡aunque no nos guste demasiado!) es cuando “me lo pide el cliente”, y bueno, en este caso si es imprescindible y no se puede negociar, habrá que darlo de alta.
Muchas veces nos olvidamos que los sistemas de gestión son sistemas y por lo tanto el enfoque por procesos es la base de todo nuestro trabajo. Un procedimiento es parte de la Planificación, un registro es el Do/Hacer y luego tenemos que verificar para volver a actuar y mejorar.
Vale la pena hacer borradores, ponerlos a prueba, y una vez que definimos que son necesarios los damos de alta como documentos.
Y aclaro que la ISO 9001 no tiene ningún procedimiento mandatorio.
¿Y ustedes, quisieran sumar alguna consideración más? ¿Alguien trató de innovar armando procedimientos no escritos?
Con una visión ágil yo me animé a armar en Loom un par de videos cortos (entre 1 y 3 min) tipo tutorial sobre el tratamiento de No Conformidades.