Primero, no entrar en pánico.
Las normas de sistemas de gestión, como la ISO 9001, la 14001, 45001, etc., no son prescriptivas, no nos dicen cómo hacer las cosas. Quizás pueda parecer negativo, pero ¡créanme, es mejor! ¡Lo sé porque viví la época de las versiones anteriores donde había que tener 6 procedimientos documentados! (y ni hablar de las versiones de los 80/90…). En las versiones actuales hay algunos “debe”, algunos “debería” y algunos “puede” y en general basta con saber interpretar los requisitos para saber qué nos están pidiendo que hagamos.
Nos dan algunas pautas de lo que tenemos que hacer y nosotros, la empresa, definimos cómo hacerlo. ¡Así que a no desesperar!
Lo primero es entender lo que dice el requisito, analizar, investigar o pedir ayuda a alguien que ya conozca y haya trabajado con estas normas.
Vamos a ir deteniéndonos en cada requisito para ver qué información, documento o metodología nos pide la norma y en paralelo vamos identificando qué es lo que ya tenemos, qué nos falta completar y qué es lo que tenemos que hacer desde cero.
Es muy probable que la “Revisión por la Dirección” no la hacemos tal y como dicen las normas, con todas sus entradas o salidas, pero seguramente hacemos (por más chica o más grande que sea la empresa) una revisión de los objetivos, indicadores, etc.
Quizás nunca hicimos una auditoría interna y este deba a ser un punto a implementar completamente.
Seguramente atendemos todas las quejas y reclamos de nuestros clientes, pero no tenemos un documento (¡o quizás sí!) donde dejamos evidencia del tratamiento que le damos.
El proceso para certificar, es eso, un proceso y como tal, lo atravesamos con planificación de tiempos y recursos, evaluando si lo desarrollamos internamente o con apoyo externo de algún asesor.
LO IMPORTANTE ES QUE ADAPTEMOS LA NORMA A NUESTRA EMPRESA Y ¡NO AL REVÉS!
¡QUE EL SISTEMA DE GESTIÓN SEA PARTE DEL ADN DE LA EMPRESA Y NO QUE VAYA POR UN CAMINO PARALELO!